Электронный документооборот против традиционного: преимущества и недостатки.

• Что такое электронный документооборот (ЭДО).
• Плюсы ЭДО.
• Минусы ЭДО.
• Влияние ЭДО на делопроизводсвто и бизнес.
• Как начать работать с ЭДО.

В современном мире технологии проникают во все сферы деятельности человека, включая управление документами. Традиционный бумажный документооборот постепенно уступает место электронному документообороту (ЭДО), который предлагает множество преимуществ, но имеет и некоторые недостатки.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это процесс создания, обработки, хранения и передачи документов в электронном виде. Он позволяет компаниям автоматизировать процессы управления документами, повысить эффективность работы сотрудников и снизить затраты на хранение и обработку бумаги.

Преимущества электронного документооборота

1. Экономия ресурсов

Переход на электронные документы значительно снижает расходы на бумагу, принтеры, картриджи и другие расходные материалы. Кроме того, отсутствие необходимости печатать документы экономит время и усилия сотрудников.

2. Повышение эффективности

Автоматизация процессов обработки документов позволяет сократить время на выполнение рутинных задач. Например, поиск нужного документа становится гораздо быстрее благодаря встроенным средствам поиска и фильтрации.

3. Улучшение безопасности

Электронные документы могут быть защищены паролями, шифрованием и другими методами защиты, что делает их менее уязвимыми для кражи или повреждения. Кроме того, доступ к документам можно контролировать, ограничивая его определенными сотрудниками или отделами.

4. Удобство доступа

Документы, хранящиеся в электронной форме, легко доступны сотрудникам независимо от их местоположения. Это особенно полезно для компаний с распределенной структурой или удаленными офисами.

5. Экологичность

Использование электронных документов способствует снижению негативного воздействия на окружающую среду, поскольку уменьшает потребление бумаги и энергии, необходимой для ее производства.

 Недостатки электронного документооборота

Несмотря на многочисленные преимущества, переход на электронный документооборот имеет и ряд недостатков:

1. Финансовые аспекты

Для внедрения системы электронного документооборота требуются некоторые совокупные вложения в оборудование, в подписки провайдеров ЭДО,  в обеспечение стабильного доступа к сети Интернет, в обучение персонала. Также необходимо привлекать или нанимать в штат специалиста, который сможет внедрить ЭДО, все  настроить, установить и поддерживать актуальность необходимого софта, в целом следить за работоспособностью и безопасностью комплекса систем документооборота. 

2. Риск кибератак

Хранение документов в цифровом виде увеличивает риск хакерских атак и утечек данных. Компании должны инвестировать в надежные системы безопасности, чтобы защитить свои данные.

3. Необходимость обучения

Сотрудники, привыкшие работать с бумажными документами, могут испытывать трудности при переходе на электронную систему. Обучение новым технологиям требует времени и усилий. 

4. Законодательные сложности

Некоторые страны имеют строгие требования к оформлению и хранению определенных типов документов. Компании должны убедиться, что их система соответствует этим требованиям.

Как ЭДО влияет на делопроизводство и бизнес

Переход на электронный документооборот оказывает значительное влияние на работу организаций:

- Ускоряет процессы: Автоматизированные рабочие процессы позволяют быстро обрабатывать большие объемы информации.

- Повышает прозрачность: Возможность отслеживать историю изменений и доступ к документам улучшает контроль над работой сотрудников.

- Снижает риски ошибок: Интеграция с другими системами помогает избежать дублирования данных и уменьшить вероятность ошибок.

- Экономит пространство: Отсутствие необходимости хранить горы бумаг освобождает ценное офисное пространство.

Таким образом, несмотря на определенные сложности, внедрение системы электронного документооборота приносит много пользы бизнесу, повышая производительность труда, снижая издержки и улучшая качество обслуживания клиентов.

Как начать работу с электронным документооборотом?

Для тех, кто хочет внедрить ЭДО в своей организации, существуют следующие шаги:

• Оценка текущих потребностей: Определите потребности вашей компании в области управления документами и выберите подходящее решение.
• Выбор оператора ЭДО: Изучите рынок операторов электронного документооборота и выберите надежного поставщика услуг, учитывая безопасность, надежность и функциональность платформы.
• Обучение сотрудников: Организуйте обучение персонала работе с новой системой, включая получение электронной подписи и освоение интерфейса программы.
• Интеграция с существующими системами: Проверьте возможность интеграции выбранного решения с вашими бухгалтерскими и CRM-системами.
• Начало пилотного проекта:  Начните использование ЭДО постепенно, выбрав небольшую группу пользователей или определённый вид документов для тестирования.

1. Для более быстрого и правильного старта ЭДО, рекомендуется привлечь специалиста, который квалифицированно сможет дать необходимые консультации и помочь с внедрением и поддержкой этого процесса.